نحوه توليد گزارش صورتحساب سازمان ثبت در يك شكل جديد در برنامه محضر :

شايد اين پرسش براي برخي از كاربران نرم افزار محضر مطرح باشد كه آيا مي توان شكل يا اصطلاحاً فرمت گزارشاتي كه برنامه توليد مي كند را بطور دلخواه تغيير داده يا حداقل مواردي از محتويات گزارش را كه در هنگام چاپ در محل درستي بروي كاغذ چاپ نمي گردند اصلاح و ضبط نمود. براي پاسخ به اين سئوال لازم است مقدمه كوتاهي در ارتباط  با نحوه توليد گزارش در برنامه بيان گردد. اول اينكه كليه گزارشات برنامه محضر داراي فايلي اختصاصي مي باشند كه در فولدر Reports واقع در فولدر اصلي برنامه Doffice قرار دارند.(كليه گزارشات  با ذكر نام در جدول ضميمه آمده است.)

 بطور مثال گزارش صورتحساب ثبت (كه موضوع بحث اصلي در اين نوشتار است) فايلي است تحت نام Sabtbank.rpt كه در فولدر اشاره شده در بالا مي توان آن را پيدا نمود. در صورتيكه به آدرس محل اشاره شده براي گزارشات (\Doffice\Reports: درايو برنامه) مراجعه نمائيد و روي نام فايل گزارش مورد نظر دوباره با موس كليك كنيد برنامه اي با نام كريستال ريپورت (Crystal Report) اجراء مي شود و گزارش به شكل خام (بدون درج اطلاعات) بروي صفحه مانيتور ظاهر مي گردد. نظر به اينكه كاربري محيط كريستال ريپورت براي برخي از كاربران (نا آشنا با محيط ويندوز)  مشكل مي باشد ، جهت انجام اصلاحات و تغييرات در هركدام از گزارشات برنامه ، نيازمند راهنمائي تلفني از كارشناسان مركز خدمات نرم افزار محضر يا كلاً ايجاد تغييرات درخواستي توسط خود كارشناسان بخش خدمات مي باشند. تنظيم برخي از گزارشات بدين علت كه در كاغذ سفيد (A4 و A3) نمايش و چاپ مي گردند ساده تر از مواردي است كه داراي نمونه فرم چاپي مشخصي مي باشند كه اطلاعات چاپي بايد در بخش هاي از قبل تعيين گرديده فرم نمونه ، نمايش و چاپ شوند. يكي از نمونه فرم هاي مورد بحث و شايد مي توان گفت مهم ترين آن فرم گزارش صورتحساب ثبت مي باشد كه فرمت منحصر بفردي دارد. شايد به واقع تنظيم اين فرم در محيط كريستال ريپورت براي كاربران مورد بحث در بالا بسيار مشكل يا غير ممكن باشد. بدين علت تيم طراحي برنامه بهتر ديد كه روش ديگري براي تنظيم و توليد اين گزارش در برنامه ايجاد نمايد.

در روش جديد هر كاربر مي تواند به آساني اندازه هاي فرم جديد و آيتم هاي موجود در فرم را توسط اندازه گيري با خط كش در نرم افزار وارد نموده تا خروجي مورد نظر با دقت بالا توليد و آماده چاپ گردد. براي استفاده از اين روش مراحل زير را دنبال نمائيد.

۱- توجه داشته باشيد كه شما فقط مي توانيد يكي از روش هاي موجود را براي توليد گزارش صورت حساب انتخاب نمائيد. يعني اگر از روش قديمي استفاده مي كنيد روش جديد در اختيار شما قرار ندارد و يا بلعكس.

۲- با توجه به اينكه روش قديمي در حال حاضر براي كليه مشتركين فعال مي باشد براي سوئيچ نمودن به روش جديد ابتدا بايد در منوي سيستم گزينه پارامترها را باز نموده و از تب اطلاعات دفترخانه اطلاعات واردسازي شده در خانه هاي (نام فايل گزارش صورتحساب ثبت) و (نام فايل گزارش صورتحساب ثبت با گواهي امضاء) را پاك نموده و كليد اصلاح را بزنيد.

۳- در پنجره پارامترها اينبار تب پارامترها را انتخاب و گزينه ابعاد اوراق را از نمودار درختي باز نمائيد سپس گزينه صورتحساب سازمان ثبت را با موس كليك نمائيد ، اندازه هاي برگه صورتحساب ثبت  در جدولي در سمت راست پنجره ظاهر مي گردد. در مقياس ميليمتر با خط كش برگه صورتحساب را اندازه گيري و در خانه هاي مربوطه وارد نمائيد.

۴- در نمودار درختي پارامترها در زيرمجموعه ابعاد اوراق اينبار سربرگ صورتحساب سازمان ثبت را انتخاب نمائيد تا جدول مختصات چاپي آيتم هاي سربرگ و بدنه و پابرگ فرم صورتحساب در سمت راست نمودار درختي ظاهر گردد. اكنون مي توانيد اندازه مختصات چاپي (عرض نوشته ، فاصله از راست فرم ، ارتفاع يا همان فاصله از بالا)  هر كدام از موارد فرم صورتحساب را با دقت ميلي متر با خط كش اندازه گيري نموده و در رديف هاي خود واردسازي نمائيد.

۵- آيتم هاي بدنه (جزئيات) كه شامل موارد (رديف ، شماره سند ، تاريخ ، مبلغ سند ، مبلغ حق الثبت ، شماره فيش ، تاريخ واريزي) مي باشند در ستون ارتفاع آنها ، مقدار درج گرديده براي آيتم هاي فوق يكسان است. دقت كنيد كه مقياس شروع اندازه اين ستون در اين موارد از بالاي كاغذ نيست بلكه شروع اندازه اين ستون براي آيتم هاي بدنه از خط افقي ضخيم مشخص گرديده با رنگ آبي تا خط نازك سبز رنگ مطابق تصوير شماره (1) مي باشد.

۶- براي جمع مبالغ سند و حق الثبت پرداختي كه در انتهاي هر صفحه چاپ مي گردد همانند بدنه در ستون ارتفاع آنها ، مقدار درج گرديده براي آيتم هاي فوق يكسان است. دقت كنيد كه مقياس شروع اندازه اين ستون در اين موارد از بالاي كاغذ نيست بلكه شروع اندازه اين ستون براي آيتم هاي بدنه از خط افقي ضخيم آبي رنگ تا خط نازك سبز رنگ مطابق تصوير شماره (2) مي باشد.

۷-   لازم به ذكر است در متد جديد توليد گزارش صورتحساب رديف جمع مبالغ اسناد و جمع مبالغ حق الثبت در انتهاي صفحه مي تواند شامل مبلغ اسناد وكالت فروش اتومبيل يا بدون آن باشد فقط كافيست در صفحه توليد گزارش گزينه (جمع صفحه با مبلغ اسناد وكالت) را انتخاب يا غيرفعال نمائيد.